Combinar correspondencia entre Word y Access y múltiples registros en la misma página

En otra ocasión ya he tratado el tema de “Combinar Correspondencia entre Access y Word” en un paso a paso anterior: Link. Ese caso es el tipo más común, pero hay más opciones de combinar y resultados que el típico de carta. Otras muy comunes son para preparar etiquetas o sobres, algo que puede que trate en otro artículo. Aunque básicamente siempre es lo mismo si usas el asistente.

Y el caso caso que voy a responder aquí y que me preguntaron muchas veces, pues es casi igual también. Pero en este caso es para responder una duda aparecida en la web: La Web del Programador:

Normalmente hubiera respondido directamente en esa web… pero las limitaciones de respuesta implicaban que o le enviaba un PDF o algo como este artículo. Y haciéndolo así queda para otros que busquen esa misma respuesta y de paso me gano alguna visita.

Puntualizo que las capturas serán de Word 2007 y me conectare a un MDB (el formato antiguo de Access y donde están los datos realmente), pero es prácticamente lo mismo en Word 2010 y 2013, y también lo mismo si en lugar de un MDB es sobre un ACCDB (el nuevo formato de archivo de Access). Si la base de datos (en adelante BD) es un MDB es porque es una de ejemplo que tengo descargada en el equipo.

También hago notar que voy a hacerlo con el asistente, pero no es la única forma de hacerlo y realmente es la menos flexible, pero cubre el 99% de los casos. Y además con el asistente son solo 6 pasos.

1º Paso:

Abrimos Word y vamos al menú: Combinar correspondencia.

Y ahí hacemos clic en el botón: Iniciar combinación de correspondencia (1). Al hacerse se nos abre un nuevo menú, y tenemos que hacer clic en la última opción: Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia (2).

En ese momento se nos abrirá un panel a la derecha de la ventana de Word (normalmente ahí). Ese es el panel del asistente:

Bien ahí tenemos que cambiar de Cartas que es la opción predeterminada a Lista de direcciones que es la opción que nos interesa. Y ya podemos hacer clic en Siguiente: Inicie el documento.

2º Paso:

En este 2º paso se nos muestras varias opciones en cuanto al documento de Word en donde se llevará a cabo la combinación de correspondencia. Pero normalmente se quiere usar el documento actual, que es la opción por defecto. Con lo que es hacer click en Siguiente: seleccione los destinatarios.

3º Paso:

En este paso es donde conectaremos con la base de datos de Access que usaremos como fuente de datos. Lo primero que debemos asegurarnos de que la opción seleccionada sea: Utilizar una lista existente (1). Si no lo estuviese, seleccionar esa opción. Después hacemos clic en: Examinar (2).

Nos saldrá la siguiente ventana, en donde tendremos que buscar y seleccionar la fuente de datos, como en nuestro caso es una base de datos de Access, pues o será MDB o ACCDB y para ello en donde ponte: Todos los origines de datos… (1), hay que pulsar y elegir la opción Bases de datos de Access (*.mdb,*.mde) o la opción Bases de datos de Microsoft Office Access 2007 (*.accdb.*accde) (2). En mi caso, como es un MDB elegí la primera, pero muy probablemente sea la segunda la que tengáis que escoger la mayoría. Después hay que buscar la base de datos y darle a Abrir. En ese momento os saldrá una nueva ventana, en donde podréis escoger entre las consultas y tablas presentes en esa base de datos. Elegir en la que estén los datos que usareis para la combinar correspondencia.

Una vez realizado lo anterior, pues os saldrá esta nueva ventana. Esta ventana es muy importante aunque en muchas ocasiones pulsareis directamente en clic, pero quiero pararme en comentar que en ella se puede realizar un filtrado de datos (si no os interesan todos los datos, solo una parte de ellos), además ordenar los datos, buscar duplicados… En mi caso, para este ejemplo no cambiaré nada y daré directamente clic en Aceptar. Y después ya se vuelve a Word y podemos continuar al siguiente paso, para ello damos clic en: Siguiente: escriba la carta.

4º Paso:

En este paso vamos a diseñar como se verá cada uno de los registros, que campos de datos se visualizarán, etc. Para poder acceder a los campos de datos, pues hay que pulsar en: Más elementos… (1) y ahí nos saldrá una nueva ventana con la lista de campos que podremos usar, entre otras opciones. Normalmente elegiremos los campos que nos interesan en el orden que nos interesa y con el campo seleccionado damos a Inserta, y volvemos a elegir otro comapo e insertar… aunque podemos acceder a esta ventana tantas veces como queramos, no es necesario ponerlos todos de golpe.

En este caso yo agrego unos cuantos campos y después personalizo el archivo de Word, pero se podría ir haciendo en orden, incluso insertar los campos al final, etc… Ya que es en este paso en donde damos el formato que queremos que tenga el documento final. Aunque para probar la primera vez podéis dejar solo los campos insertados y tal…  Y después clic en: Siguiente: Vista previa de las cartas.

5º Paso:

En este paso, si todo ha ido bien, pues ya tenemos una vista previa de datos (hago notar que aquí solo se verá de dato en dato, todos juntos en el siguiente paso), podemos movernos entre ellos, incluso en Editar lista de destinatarios podríamos aun decidir que mostrar y que no. Y ya podemos ir al paso 6 haciendo clic en: Siguiente: Complete la combinación.

6º Paso:

Si todo ha ido bien hasta aquí, pues en este paso solo tendremos que hacer clic en: En nuevo documento. Ya que el resultado final se genera realmente en un nuevo documento, el actual queda como una plantilla por si quieres generarlo de nuevo en el futuro (puede que con datos distintos). Después de dar, saldrá una nueva ventana en donde podremos decidir que registros mostrar, si Todos, solo Registro actual o los de un rango.

Resultado Final:

Aquí tenemos el resultado final.

Para terminar solo comentar que se pueden elaborar diseños realmente complejos y que esto siga funcionando. Una vez que se sabe lo básico es cuestión de experimentar. También comentar que si tienes problemas en uno de los pasos, siempre puedes volver atrás en los pasos y volver a rehacer.

Si tenéis cualquier duda, no dudéis en dejarme una pregunta en un comentario… que puede que tarde un par de días, pero si está en mi mano, os la responderé gustoso.